Å fylle boksene med innhold

Dette er blant svarene man skal komme fram til gjennom delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur:

Hvilke arbeidsprosesser skal enhetene ha ansvar for, og hvilken kompetanse trengs for å løse de ulike oppgavene?

De nye lederne vil være sentrale i dette arbeidet, ettersom det er deres ansvarsområder man skal beskrive. Men også organisasjonen som helhet vil bli koblet på.

– Prinsippet er at dem som endringen gjelder, skal bli konsultert i prosessen, forteller prosjektleder for prosjekt Administrativ organisering, Maria Stene-Jonassen.

Helt konkret skal delprosjektet utarbeide funksjons- og bemanningsplaner. Disse planene beskriver hvilke oppgaver og arbeidsprosesser de ulike administrative enhetene skal ha ansvar for, og hvor mye ressurser som trengs for å utføre arbeidet.

Skal beskrive administrative ansvarsområder

Mange ledere har nok hørt Marie Stene-Jonassen snakke om planverk i forskjellige fora. Det er dette planverket som nå skal tegnes ut, slik at vi har et kart å bemanne administrasjonen etter.

Funksjonsplanen er en overordnet beskrivelse av oppgavene som ligger til et gitt funksjonsområde, som utdannings- eller forskningsadministrasjon.

Bemanningsplanen er en detaljert beskrivelse av de stillingene som trengs for å løse oppgavene. (se OU-ordboken for en nærmere forklaring).

– Men vi begynner selvsagt ikke i blinde. Vi tar utgangspunkt i dagens situasjon og rammene som allerede er lagt, forteller Stene-Jonassen.

Rammene som allerede er lagt, er blant annet styresaken om administrativ organisering, som i store trekk beskriver hvilke administrative oppgaver som skal løses på hvilket nivå i organisasjonen.

Utlysningstekstene for lederstillingene som nå er besatt gir også føringer for hvilke områder de skal lede.

Involvering av medarbeidere

Her er også linken fra delprosjektet P3.2 Felles praksis, som består i å beskrive administrative arbeidsprosesser: Når arbeidsprosessene er ferdig tegnet, må de fordeles mellom de ulike lederne. Dette er imidlertid bare en del av grunnlaget for funksjonsplanene.

Den andre delen er det som skal beskrives gjennom arbeidet i delprosjektet: organisasjonskart, enheter, ansvar og oppgaver, samt målsetninger.

– Organisasjonsstrukturen skal bli tilpasset HVL og behovene til den nye organisasjonen. Da tar vi selvsagt utgangspunkt i det vi har og det vi gjør, samtidig som må vi tenke framover og organisere oss slik at vi kan møte framtidige behov, sier Stene-Jonassen.

Det blir lagt opp til bred involvering i prosjektarbeidet, og administrativt ansatte vil bli invitert til å bidra i utforming av målsetninger for og utvikling av funksjonsområdene de tilhører.

– Hele prosjektprosessen vil være preget av involvering, slik at de administrative enhetene som til enhver tid er under utforming i arbeidet med funksjonsplanene, vil bli konsultert underveis.

Hvor hører de ansatte hjemme?

Mens de fagansatte i stor grad «følger» sitt fagmiljø til et fakultet og siden et institutt, har det vært større usikkerhet for administrasjonen hvor de vil bli plassert i det nye organisasjonskartet.

Arbeidet med å utforme funksjons- og bemanningsplanene er også avhengig av at det tas noen prinsipielle beslutninger. Dette handler om å plassere enheter og funksjonsområder som hittil ikke har vært plassert under noe overordnet funksjonsområde, som for eksempel biblioteket.

Det handler også om å avklare hvilke tjenester som skal høre hjemme i fellestjenester og på fakultetsnivå, og om å gjøre noen prinsipielle avklaringer i tilknytning til lederstruktur.

Nå vil den nye ledergruppen starte en prosess for å plassere de enhetene som ennå ikke er plassert, og også her vil involveringen være viktig. Både brukere av tjenestene og de administrative funksjonene/enhetene som til enhver tid er under diskusjon, vil bli løpende konsultert.

Mye faller på plass i høst

Arbeidet med å fatte disse beslutningene vil også starte opp nå i august, og løpe parallelt med arbeidet til delprosjektet. (Mer informasjon om dette arbeidet er like om hjørnet)

– Før planarbeidet i delprosjektet kan skyte fart, må disse beslutningene tas. Men vi kan starte det overordnete prosjektarbeidet, og vi kan starte med å lage funksjonsplaner på de områdene som har en tydelig plass, forteller Stene-Jonassen.

Prosjektet må skyve på noen tidsfrister som følge av utsatt prosjektstart, men allerede i løpet av oktober mener prosjektlederen at det vil være tydelig for størstedelen av administrasjonen hvor de kommer til å være plassert.

– Medarbeiderne følger jo oppgavene sine, så når oppgavene er plassert, kommer bildet til å tegne seg tydeligere for de fleste.

Oppstart i august

Egentlig skulle arbeidet ha startet i mai, men grunnet forsinkelsen rundt tilsetting til direktørstillingene er oppstarten forskjøvet til nå i løpet av august.

Akkurat nå holder prosjektlederen på å utarbeide en prosessplan for arbeidet som skal gjøres, i samråd med prosjektgruppelederne. Det er de nye lederne som vil lede prosjektgruppene for sine funksjonsområder.

Prosessplanen beskriver i konkrete steg hva som skal gjøres, og gir en tidsplan for arbeidet. Den vil også beskrive involvering av medarbeidere og tillitsvalgte.

– Det er stramme tidsfrister for å komme i mål med arbeidet. Gruppene må derfor være små for å kunne jobbe effektivt, men involvering vil bli godt ivaretatt gjennom de fortløpende konsultasjonsrundene, understreker Stene-Jonassen.

Grunnlagsarbeid for innplasseringsprosjektet

Bemanningsplanene vil danne grunnlag for innplassering av administrativt ansatte i den nye organisasjonen.

Ansvaret for dette arbeidet ligger til personalområdet, og innplasseringsprosjektet har nå fått egne nettsider på Vestibylen.

Viktige datoer i P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur

• 2.11: Funksjonsplaner skal være ferdig utarbeidet og overleveres til rektor
• 27.1: Bemanningsplaner skal være ferdig utarbeidet og overleveres til rektor

Se ellers www.hvl.no/ou for mer informasjon om arbeidet med å utvikle HVL.