Kva gjer administrasjonen på?

Sidan i mai i år har administrativt tilsette i brei skala vore involverte i å teikne opp arbeidsprosessane dei utfører. No er oversikta klar.

Arbeidet med å kartlegge og skildre administrative arbeidsprosessar har gått føre seg i delprosjekt Felles praksis, og nær sagt alle administrative medarbeidarar har vore involvert i prosessen. I tillegg har fleire av gruppene involvert fagleg tilsette og studentar.

31. oktober har vore ein viktig dato i dette prosjektet, ettersom han markerer fristen til arbeidsgruppene for å levere frå seg sine arbeidsprosessar.

Dette har vore ein lang veg å gå for mange, ettersom det å skildre arbeidet sitt som ein prosess – eller ein serie med aktivitetar i ein sekvens – gjerne er ei uvant øving. 

Sjølv om enkelte til tider kanskje har kjent seg som ein karakter i ein stripe av teikneserien Lunsj, er det fleire grunnar til at det har vore viktig å få teikna ned desse arbeidsprosessane. 

Etablere felles arbeidsmåter

Eit vesentleg mål har vore å få etablert ein felles – og vonleg beste – praksis på dei områda der ein har løyst oppgåvene forskjellig i dei tre tidlegare høgskulane.

Oversikta vil også kunne brukast til å vise eigarane våre korleis vi jobbar, i tillegg til å vere ein reiskap for å køyre internkontroll, eller lære opp nye medarbeidarar.

Når ein har fått teikna inn alle prosessane i eit nytt digitalt prosessverktøyet vil oversikta også blir tilgjengeleg for alle tilsette ved HVL.

– Det viktigaste handlar nok likevel om vidare kvalitetsutvikling av prosessane. Dette inkluderer å få oversikt over grenseflatar og potensiale for samarbeid på tvers – noko som er særs viktig i ein organisasjon som er så stor som vår, seier prosjektleiar for Administrativ organisering, Maria Stene-Jonassen.

Eit bilete på oppgåvene vi utfører

I tilknyting til prosjektet med å sette opp ein administrativ organisering for HVL, har det også vore nyttig å få eit bilete over kva oppgåver og prosessar vi har i dag.

– Oversikta blir no gitt til dei som er prosjektgruppeleiarar for arbeidet med å teikne opp den administrative organisasjonsstrukturen. Dei skal deretter kople oppgåver og prosessane til det nye kartet som no blir laga, fortel Stene-Jonassen.

Ho understrekar at dette ikkje er den einaste reiskapen dei har i arbeidet med å teikne opp strukturen, men at kartlegginga er ein del av det. 

– Prosesskartlegginga gir oss eit bilete av dei prosessane vi utfører i dag, men det viktigaste for arbeidet med organisasjonsstrukturen er arbeidet med funksjonsplanane som no er sett i gang, seier ho. 

Fordeling av oppgåvene

Funksjonsplanane skildrar korleis dei administrative områda kan organiserast, kva slags undereiningar det kan ha, og kva slags oppgåver det skal ha ansvar for.

Samstundes skal funksjonsplanane også seie noko om kva utfordringar ein ser innan dei ulike felta – og korleis ein bør organisere seg for å stå rusta for framtida. 

– I funksjonsplanane skal ein sy det heile saman. I tillegg til å skildre kva oppgåver og ansvar som ligg til dei ulike funksjonane, skal ein estimere kor mange ressursar som trengst for å løyse desse oppgåvene, fortel ho.

Funksjonsplanane skal vere klare til 22. november, og blir då sendt på høyring. Når dei er godkjente, kan ein så starte arbeidet med bemanningsplanar.

Bemanningsplanane gir ei meir detaljert skildring av dei ulike stillingane ein treng for å løyse dei ulike oppgåvene. Og når bemanningsplanane er ferdigstilte – då kan ein starte arbeidet med innplassering av administrativt tilsette i det nye organisasjonskartet.

– Vi har fortsatt eit stykke veg å gå, men at denne oversikta no er levert, det er ei viktig milepåle, avsluttar Stene-Jonassen.

Kva skjer vidare?

  • Prosessane blir leverte til prosjektgruppeleiarane i P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur, som startar arbeidet med å kople prosessane til dei ulike administrative områda og fordele prosesseigarskap.
  • Dei blir også lagt i eit digitalt prosessverktøy når dette er på plass, og gjort tilgjengeleg for alle. Ein er i ferd med å skaffe eit slikt verktøy.
  • Kartlegginga dannar vidare grunnlag for å utarbeide og etablere eit kvalitetssystem for HVL. Ansvaret for dette vil då ligge til organisasjonsdirektøren.
  • Som eit ledd i prosesskartlegginga har ein også identifisert prosessar som er eigna for digitalisering. Nokre er allereie meldt inn til digitaliseringsprosjektet, og eventuelle fleire vil bli meldt som del av sluttføringa av arbeidet. 
  • Når funksjonsplanane er levert 22. november, blir desse sendt på høyring. Høyringsvindauget blir då 23.11–7.12.

Les meir