Prosjektgruppene er klare

Før helga fekk prosjektgruppene tilsendt mandat for arbeidet, og delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur blir med det formelt starta opp.

Delprosjektet skal levere dei planane som skal brukast for å etablere den administrative verksemda ved HVL. 

Første fase: Funksjonsplanar

I første fase skal delprosjektet levere funksjonsplanar. Ordet er gjerne framand for mange, men tyder i bunn og grunn berre at ein skal lage ein plan for dei administrative funksjonane. Ordet funksjon viser då nettopp til kva funksjon det administrative området har, om det til dømes er personaloppgåver eller utdanningsadministrasjon. 

Funksjonsplanen skildrar kva ansvar og oppgåver dei ulike funksjonane har, og den skal seie noko om målbilete for framtida – og korleis området bør organisere arbeidet for å løyse oppgåvene og nå målsettingane.

I arbeidet med funksjonsplanane skal ein også definere kva funksjonsområde som har eigarskap til ulike arbeidsprosessar, altså resultatet av arbeidet som blir gjort i P3.2 Felles praksis.

Det er dei ulike prosjektgruppene som driv arbeidet innanfor sine felt, men alle administrativt tilsette vil bli invitert med i diskusjonen på gitte tidspunkt. 

Prosjektgruppene består av 6–7 personar, der kompetansepersoner frå kvart av områda, i tillegg til tillitsvalde og fakultetsrepresentantar, er med i alle gruppene. 

Første møte denne og neste veke

– Gruppene skal levere eit detaljert planverk på kort tid. Dette krev både rett kompetanse i gruppene, og at dei har ein føremålstenleg storleik. Gruppene er difor å rekne som kjernegrupper, som vil vere avhengige av å hente inn ytterlegare kompetanse ved behov, fortel prosjektleiar Maria Stene-Jonassen.

På sitt første møte skal gruppene utarbeide ein prosess/møteplan for gruppa, som skildrar på kva tidspunkt ein skal supplere gruppa med medarbeidarar med særleg kompetanse på ulike delfunksjonar innan området.

Dei første gruppene skal møtest den 21. september, og dei neste gruppene møtest 25. og 26. september.

Arbeidet skal vere ferdigstilt til 22. november. Då blir dei ein runde med høyringar, før planane blir vedtekne av rektor. 

Andre fase: Bemanningsplanar

I andre fase skal delprosjektet levere bemanningsplanar, altså ein plan for korleis ein skal bemanne den administrasjonen ein i førre fase teikna eit kart for: Kva stillingar treng ein, og kva kompetanse treng ein i dei ulike stillingane?

Medan den første fasen blir prega av brei involvering, vil arbeidet i den andre fasen skje i prosjektgruppene.

Resultatet av kartlegginga av administrativt tilsette vil også bli brukt i dette arbeidet. Kartlegginga gir ei oversikt over kva typer stillingar vi har i dagens organisasjon, kor mange årsverk som er tilgjengeleg, og kva kompetanse som finst.

Arbeidet med bemanningsplanar startar når funksjonsplanane er godkjent, etter planen like før jul. Får ein starta arbeidet før jul, reknar ein med å kunne overlevere planene til rektor 2. februar 2018.

Kva skal planane brukast til?

Funksjonsplanane blir brukte til å teikne den administrative verksemda for HVL: Til å etablere ei felles administrativ verksemd, og som grunnlag for vidare utvikling av denne verksemda. Eit slikt utviklingsarbeid vil då skje kontinuerleg, og i den nye linja.

Bemanningsplanane skal brukast til innplassering av administrativt tilsette i stillingane i den nye strukturen.

Når planane er levert, er oppdraget til prosjektet utført. Då overtek personalområdet, og oppgåva då blir å kople dei ressursane som finst med dei stillingane ein har. 

Les meir om arbeidet og sjå gruppeinndelinga på prosjektsidene til delprosjektet.