Toget som ikke har gått

– Først må jeg få berolige alle som tror at mye er bestemt nå, med at toget fortsatt står på perrongen, sier Maria Stene-Jonassen.

– Ingen nye vedtak er foreløpig fattet når det gjelder administrasjonen siden styrevedtaket i tilknytning til delprosjekt Administrativ organisering i Fusjonsprogrammet.

Skjønt, beroliget er kanskje ikke det man er selv, når man er prosjektleder for et prosjekt som skal forberede grunnlaget for den administrative organiseringen av en høgskole med 16 000 studenter og 1800 ansatte.

– Mange trodde kanskje at ting skulle gå fortere etter fusjonen, men slik har det ikke vært. Men mye av arbeidet har bestått i selve etableringen av OU-programmet og prosjektene, forteller hun.

Prosjektlederne i OU-programmet (organisasjonsutviklingsprogrammet) kom på plass i slutten av mars. Siden har de satt seg inn i det som allerede er gjort, og hvem som skal involveres i de ulike prosessene.

– Jeg skal jo heldigvis ikke gjøre alt dette arbeidet selv – det er svært mange medarbeidere som vil bli engasjert i arbeidet med å etablere den nye administrative praksisen og strukturen i HVL, og det er disse prosessene jeg skal prøve å tilrettelegge for så godt som mulig som prosjektleder.

– Nå er vi endelig i gang med aktivitetene som folk har ventet på, og det er ikke lite som skal på plass dersom vi skal nå målet om å ha en ny organisasjon på plass til 1.1.2018, understreker hun. 

Etablere felles praksis

– Hva er det egentlig dere skal gjøre i dette prosjektet?

– Vi skal hovedsakelig få til to ting. Det ene er at vi skal legge grunnlaget for en felles administrativ praksis i HVL. Det andre er at vi skal foreslå organisering av den administrative virksomheten.

Utvikling av felles praksis skal skje i delprosjekt P3.2 Felles praksis (dokumentasjon av administrative kjerneprosesser), og arbeidet skal bygge på arbeid som er gjort i Sikker drift.

Her skal det blant annet utvikles felles arbeidsprosesser, retningslinjer og avtaler, og man skal legge til rette for god arbeidsflyt.

– Vi skal rett og slett sette folk i sving med å beskrive hvordan de løser oppgavene i dag – og beskrive hvordan de mener de kan gjøre dette best mulig i den framtidige organisasjonen, sier Stene-Jonassen.

Fordelen med dette arbeidet vil da ikke bare være å få en felles praksis, men også at vi får en mer oversiktlig organisasjon med klare roller.

– Vi får beskrevet arbeidet vi gjør, og hvilke roller som gjør de ulike arbeidsoppgavene. Dette gjør det lettere å forbedre oss i framtiden, ikke minst med tanke på digitalisering av arbeidsoppgaver, poengterer Stene-Jonassen.

– Når vi har ferdig beskrevne arbeidsprosesser for den administrative virksomheten, har vi også dannet grunnlaget for HVL sitt kvalitetssystem, tilføyer hun.

Forberede administrativ organisasjonsstruktur

Den andre hovedoppgaven for prosjektet er å utarbeide forslag til en struktur for den administrative virksomheten, og dette arbeidet skal foregå i delprosjekt P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur (Kopling av funksjoner, prosesser og roller til organisasjonsenheter, studiesteder og stillinger).

Prosjektet skal utarbeide planer for hvordan administrasjonen kan se ut.

– Hvilke oppgaver skal ulike administrative enheter løse, og hvilke ressurser trenger de for å løse disse oppgavene? Utgangspunktet og rammene er selvsagt dagens situasjon – med de oppgaver og ressurser vi har – men vi skal foreslå en struktur som er tilpasset HVL, forteller Stene-Jonassen.

Med andre ord, hvilke arbeidsprosesser skal de ulike administrative enhetene ha ansvar for, hvilke oppgaver skal de utføre og hvor mye ressurser (antall årsverk) trengs for å ivareta dette?

For å svare på dette skal man utarbeide funksjonsplaner og bemanningsplaner. 

Utarbeide funksjons- og bemanningsplan

Funksjonsplanen beskriver hvilke oppgaver som ligger til en enhet, og anslår hvor mange ressurser organisasjonen trenger for å løse disse oppgavene.

Bemanningsplanen gir en mer detaljert beskrivelse av stillingene som skal løse oppgavene beskrevet i funksjonsplanen: Hvilket ansvar og oppgaver ligger til de ulike stillingene, hvilke kvalifikasjonskrav har de, og hva bør være stillingskodene og stillingsbrøkene?

La oss ta et eksempel.

– I funksjonsplanen vil det innenfor utdanningsadministrasjon for eksempel være beskrevet en enhet som jobber med eksamen. Planen vil definere ulike oppgaver denne enheten har ansvar for, og si noe om ressursbehovet å kunne løse disse oppgavene, forklarer Stene-Jonassen.

Bemanningsplanen tar så utgangspunkt i funksjonsplanen og gir et detaljert bilde av hvilke stillinger man trenger, og hvilke arbeidsoppgaver og ansvar som ligger til hver enkelt stilling.

Når dette arbeidet er gjort, har prosjektet oppfylt sin del av oppgaven.

– Det er ikke vi i OU-programmet som skal plassere medarbeidere i stillinger, den oppgaven er et linjeansvar og vil gjennomføres i linjen. Men prosjektet skal utarbeide grunnlaget for innplasseringsprosessen, nettopp gjennom å utarbeide funksjons- og bemanningsplaner, presiserer Stene-Jonassen.

Ferdig med å identifisere kjerneprosesser

– Hvor langt har dere kommet i arbeidet?

– Vi er ferdig med det som heter P3.1: Identifisering av administrative funksjoner. Her har vi fått inn en oversikt over hvilke administrative funksjonsområder vi har i dag, og en opplisting av kjerneprosesser innenfor disse områdene.

For å innhente denne informasjonen har prosjektet brukt inndelingen i ni koordinerende arbeidsgrupper (KA-grupper) for administrative funksjonsområder, som ble gjort i forbindelse med sikker drift før fusjonen.

– Gruppene har også levert inn forslag til navn på arbeidsgruppene som skal jobbe videre med arbeidet i P3.2 Felles praksis, samt navn på medarbeiderne som skal utføre arbeidet. 

Veien videre

Nå jobber OU-teamet med å sortere og rydde i det som har kommet inn, og sørge for at relevante medarbeidere fra avdelinger/fakultet også kobles på arbeidet i arbeidsgruppene.

– Vi har gjort den innledende inndelingen ut fra Sikker Drift-strukturen, men det er utrolig viktig at vi får inn perspektiv fra avdelinger/fakultet, slik at vi får det komplette bildet. Det kommer til å være flere titalls arbeidsgrupper i sving framover for å få belyst administrative oppgaver og prosesser fra ulike perspektiv.

Det er nå i mai at prosessene som skal føre fram til en ny administrativ organisering av Høgskulen på Vestlandet starter opp.

– Vi skal etablere delprosjektet som skal arbeide med dette, og legge til rette for gode og involverende prosesser innenfor en stram tidsramme. I slutten av oktober skal en funksjonsplan etter planen være på plass, forteller Stene-Jonassen.

Bygger på det som er gjort

– Det er et slags hurtigtog som går nå da?

Vel, det bør i alle fall ikke være et somletog. Men vi må jo også ta oss tid til at prosessen blir så god som mulig, sier hun.

Prosjektlederen understreker også at selv om denne prosessen starter nå, så starter de ikke helt i blinde.

– Det er også viktig å bygge på det gode arbeidet som allerede er gjort i tidligere prosjekt og i høringsinnspill som er kommet inn i forbindelse med dette: Mange av disse innspillene pekte jo videre, frem til det som omhandler administrativ organisering på det nivået vi skal arbeide med nå.

Mer informasjon

• Forvirret av begreper som kjerneprosess og funksjonsplan? Søk hjelp i OU-ordboken!
• Sak om etablering av en instituttstruktur: Å leggje puslespelet på nytt
• Nettsider for OU-programmet: hvl.no/ou