P3.3 Administrativ organisasjonsstruktur

Målet for delprosjektet var å etablere ei felles administrativ verksemd for HVL gjennom å utvikle funksjons- og bemanningsplanar for administrasjonen.

Arbeidet med å utvikle funksjonsplanar for administrasjonen var ikkje ferdigstilt ved årsskiftet, og dette prosjektarbeidet heldt fram til ein hadde levert desse. Prosjektgruppene som skulle utarbeide planane har no levert desse vidare til rektor. 

Her kan du sjå planane som blei drøfta med dei tillitsvalde i møte 23. mars.

Her kan du sjå planane i sin heilskap (planane er ikkje endeleg godkjente):

Planane er ikkje endeleg godkjente og er å rekne som arbeidsdokument. Dei dannar utgangspunkt for arbeidet med bemanningsplanar, og endeleg plassering av stillingar blir fastsett her. 

Talgrunnlaget i planane er heller ikkje endeleg kvalitetssikra, og det vil i etterkant av drøftingsmøtet bli tatt ein ny runde med dekanane for å slå fast fordeling av administrativt tilsette plassert i fakultets-, eller fellesadministrasjon.

Det vidare arbeidet med å utvikle organisasjonen skjer no i linja, og vidare informasjon om arbeidet vil skje via intranettet Vestibylen

Høyring

I desember 2017 blei det gjennomført ei høyring av forslag til funksjonsplanar for dei ulike administrative områda. Du kan sjå alle forslag til planar og høyringsinnspel her

Viktige datoar

  • 26. februar: Forhandlingsmøte med dei tillitsvalde om organisasjonsstrukturen.
    • Organiseringa av HVL skal forhandlast med dei tillitsvalde og blir vedtatt av styret. Dette dreier seg då om den overordna organiseringa av HVL - korleis organisasjonskartet skal sjå ut. Rektor fastset funksjonsplanane. 
  • Mars: Funksjonsplanar med skildringar av administrative ansvarsområde skal vere ferdigstilte.
    • Prosjektgruppene arbeider i tida fram mot denne datoen med å justere funksjonsplanane, og sjå den administrative organiseringa i samanheng. Dette gjer dei både internt i prosjektgruppene, på tvers av prosjektgruppene og i lag med dekanane og fakulteta. 
    • Vurderingar av høyringsinnspel vil bli gjort synleg i vedlegg til planane, når dei blir overleverte til rektor. Når planane er vedtatt, blir materialet publisert.
  • 7./8. mars: Styremøte med vedtak om organisering av HVL.
    • Den faglege organiseringa av HVL er allereie vedtatt, men ein har ikkje oppretta og vedtatt administrative einingar. Dette skjer i styremøte 2/2018.
  • Når funksjonsplanar er godkjente: Arbeidet med bemanningsplanar kan starte.
    • Når bemanningsplanar er godkjente, kan arbeidet med innplassering starte.

Desse prosjektgruppene er etablert

  • FoUI (forsking og utvikling/innovasjon)
    • undergruppe FoUI
    • undergruppe bibliotek
    • undergruppe internasjonalt forskings- og utdanningssamarbeid
    • leia av prorektor for forskning, Gro Anita Fonnes Flaten
  • Utdanning
    • leia av prorektor for utdanning, Bjørg Kristin Selvik
  • Intern og ekstern samhandling
    • leia av prorektor for samhandling, Liv Reidun Grimstvedt
  • Organisasjon 
    • undergruppe personal
    • undergruppe IKT
    • undergruppe arealforvaltning, drift og service 
    • undergruppe økonomi
    • leia av organisasjonsdirektør Tage Båtsvik

Sjå fullstendig oversikt over medlemmer i prosjektgruppene.

Avgjerd om administrative funksjonar på fakultet og i fellestenester

Ein delvis parallell prosess, som gjev føresetnadar for arbeidet i prosjektet, er prosessen med å avgjere kva administrative område som skal ligge til dei ulike prorektorane og direktørene, og plassering av administrative funksjonar og oppgåver under fakultet, eller i fellestenester.

Desse føringane er fatta:

Desse prinsippa skal gi retning for det vidare arbeidet med funksjonsplanar for administrasjonen i fellestenestene. 

Les meir om korleis denne prosessen er lagt opp.

Relaterte saker

Høyringsinnspel til funksjonsplanar

Alle svar til høyringa om funksjonsplanar er no samla og systematisert. I alt gav 31 instansar svar til høyringa, som omfatta 10 funksjonsplanar.

Høyring om funksjonsplanar

Planane som gir forslag til administrativ organisasjonsstruktur er sendt på høyring med svarfrist 13. desember. Det blir informasjonsmøte 11. desember, der alle planane blir kort presentert.

Utsatt frist for funksjonsplaner

Gruppene som skal levere forslag til en administrativ organisasjonsstruktur har fått utsatt frist til 28. november. Målet om at administrasjonen skal være innplassert til sommeren 2018 består.

Kva gjer administrasjonen på?

Sidan i mai i år har administrativt tilsette i brei skala vore involverte i å teikne opp arbeidsprosessane dei utfører. No er oversikta klar.

Kor skal administrative ansvarsområde ligge?

Rektor har no bestemt kor i leiarlinja på prorektor- og direktørnivå ansvaret for internasjonalisering, biblioteket, EVO, sikkerhet og beredskap og Senter for nye medier skal ligge

Prosjektgruppene er klare

No er prosjektgruppene som skal levere grunnlaget for å etablere ei felles administrativ verksemd for HVL etablert.

Plasserer hjørnene på puslespillet

Hvilken toppleder skal ha ansvar for biblioteket, EVO og internasjonalisering? Dette er blant spørsmålene som skal besvares gjennom en beslutningsprosess som nå er satt i gang.


Maria Stene-Jonassen
prosjektleiar

Kva skjer i administrativ organisering?

Sjå kva som har skjedd i prosjektet frå veke til veke.

Kva skjer i prosjektet?