Digitale løsninger gjør utvekslingssøknaden enklere

For å søke om utveksling trenger studentene godkjenning fra sine fagpersoner om at fagene de tar i utlandet kan integreres som en del av graden de tar hjemme. Dette kalles en faglig forhåndsgodkjenning.

– Tidligere har denne godkjenningen vært på papir og studentene har måttet samle signaturer fra instituttet sitt før de laster det opp i søknaden. Nå er denne prosessen digitalisert. Det vil gjøre prosessen mye enklere for studentene, men også for de som skal godkjenne fagene, sier Marit Schulstad Wasa som har ledet digitaliseringsprosjektet.

De digitale løsningene for søknadsprosessen er utviklet av Avdeling for forskning, internasjonalisering og innovasjon og Avdeling for organisasjonsutvikling og digitalisering ved HVL.

– Avdeling for organisasjonsutvikling og digtalisering har vært enormt viktig i prosessen, fortsetter hun.

– Uten dem hadde vi aldri fått dette på plass i løpet av så kort tid. Også robotiseringsteamet på HVL har vært viktig for å kunne gjennomføre dette.

Sparer tid og papir

Prosessen er både enklere og tidsbesparende. Når skjemaet ferdig utfylt sendes det til den som er oppført som førstegodkjenner for utveksling på studieprogrammet. Hvem som er førstegodkjennerer lagt inn i skjemaet på forhånd, og studenten behøver dermed ikke selv oppsøke vedkommende. Når den faglige kontaktpersonen har godkjent skjemaet, sendes det videre til en andregodkjenner som også har blitt definert på forhånd av instituttene. Det er gjort et stort og grundig arbeid med å identifisere og definere godkjennere på alle instituttene.

– Godkjennerne har mulighet til å godkjenne eller ikke godkjenne søknaden, alt ettersom de mener det bør gjøres endringer i søknaden eller ikke. Dersom studentens skjema ikke blir godkjent, er det mulig å legge ved en merknad og studenten får beskjed om dette automatisk. Når skjemaet godkjennes, legges det automatisk til i studentens søknad om utveksling, forklarer Wasa.

Hun presiserer også at skjemaet er nøye utformet med hensyn til GDPR.

Også etter at studenten har vært på utveksling har det blitt utviklet papirløse prosesser. I etterkant av utveksling kan studentene nå levere inn karakterutskrifter og bekreftelse på opphold via et nettskjema slik at det havner direkte i P360 uten omveier.

Eget Canvas-emne

Utover å få på plass digitale løsninger i prosessen har Marit Wasa og resten av Avdeling for forskning, internasjonalisering og innovasjon jobbet med å komme tettere på studentene i informasjonsformidling.

– Vi har forstått det slik at det er læringsplattformen Canvas studentene bruker daglig, en arena som vi tidligere ikke har vært til stede på. Derfor er vi enormt glad for å endelig være på plass her og ha et eget utvekslings-emne.

Her kan studentene få informasjon om utveksling, søknadsfrister kan legges inn i kalenderen og så videre. Studentene kan også lese tidligere studentrapporter og få inspirasjon til valg av fag, sted å bo osv. av tidligere studenter.

Det er også utviklet en nettside med informasjon om de mest stilte spørsmålene studentene har, og en introduksjonsvideo til hvordan fylle ut digitalt skjema for forhåndsgodkjenning. Dette er nyttige ressurser både for studenter og ansatte.