Guide til universell utforming i Excel

Tabellar

Det er utfordrande for personar med nedsett syn å tileigne seg informasjon i tabell. Prøv difor å unngå å bruke tabell dersom informasjonen kan formidlast på ein annan måte.

Dersom du skal nytte tabellar, kan du følge desse tipsa:

• Bruk dei eksisterande tabellverktøya. For å lage ein tabell trykk «sett inn», vel «Tabell», og marker dei cellene du ønskjer å inkludere. Dersom du allereie har ført inn overskriftene hukar du av «tabellen har overskrift».
  
  
  
  
• Dersom ein lagar tabell ved å kun markere eit celleområde med kantlinjer, vil ikkje Excel gje tilstrekkeleg informasjon om tabellen når f.eks. skjermlesarverktøy blir nytta.
  
  
• Du kan òg lage tabelloverskrifter ved å huke av for «Overskriftsrad». Skriv deretter inn overskriftene i den øvste raden. Personar som nyttar skjermlesar kan på den måten identifisere rader og kolonner.
  
  
• Ved å dele opp store tabellar i fleire små, vil innhaldet bli lettare å lese.
  
  
• Bruk ein tabellstil som har sterk fargekontrast. Dette gjer du ved å først klikke markøren kvar som helst i tabellen. Klikk på «tabell» i fana og vel den stilen du vil bruke. Tekst og bakgrunn må ha god kontrast. Radstriper gjer det lettare å orientere seg i tabellen.
  
  
  
  
• Unngå tomme celler, kolonner og rader. Når ein med skjermlesar navigerer seg i tabellen ved bruk av tastaturet, kan ei tom celle, rad eller kolonne oppfattast som om det ikkje er meir informasjon i tabellen.
  
  
  • Dersom du ikkje kan unngå ei tom celle, rad eller kolonne, kan du skrive inn tekst som informerer om at cella er tom. For eksempel «I/T» eller «Med vilje tom». Dette kan skrivast i same farge som bakgrunnsfargen slik at det ikkje blir forstyrrande visuelt.
• Unngå å dele eller slå saman celler då skjermlesar held oversikt over plassering ved å telje celler. Ved å slå saman celler blir det svært vanskeleg, om ikkje umogleg for ein skjermlesar å innhente informasjon frå tabellen.

Bruk av bilete, illustrasjonar, figurar og SmartArt-grafikk

• Legg ved alternativ tekst som skildrar biletet / illustrasjonen og konteksten med 1-2 setningar. Dette er for at personar som nytter seg av hjelpemiddel, som for eksempel skjermlesar, får med seg innhaldet.
  
  
• Du kan legge til og redigere alternativ tekst ved å høgreklikke på biletet/figuren/illustrasjonen og velgje «Rediger alternativ tekst».
  
  
  
  
• Hugs at ein god alternativ tekst byrjar med det viktigaste, er relativt kort, og skildrar motivet i biletet.
  
  
• Bilete brukt som dekor vert markert som «dekorativt bilete», og treng difor ikkje alternativ tekst.
  
  

• Ved bruk av diagram skal den alternative teksten kort skildre formålet og hovudinformasjonen. I tillegg skal du presentera verdiane til diagrammet. 

• Illustrasjonar, til dømes diagram, vert ofte utforma der fargane formidlar informasjonen. Her kan det vere relevant å tenke på at fargeblinde eller fargesvake har vanskar med å skilje ulike fargar. Det er difor viktig å bruke fleire verkemiddel enn kun farge til å formidle informasjonen.
  
  
  
  

Bruk av pivottabell

• Legg ved alternativ tekst og tittel. Det kan du gjere ved å høgreklikke og velgje «alternativer for pivottabell» og vidare velgje «alternativ tekst». Skriv tittelen i tittelboksen. I «Beskrivelse-boksen» skriv du inn 1 - 2 setningar som skildrar tabellen og konteksten.

Bruk av lenker/hyperkoplingstekst

• Lenka skal vere beskrivande og informere om kor den fører til.
  
  
• Høgreklikk i cella der du vil legge til lenka. Vel «Hyperkobling». Skriv inn beskrivande lenketekst i boksen «Tekst som skal vises». Skriv inn nettadressa i adresse-boksen. Test etterpå at hyperkoplinga verkar. Hugs «www.»
  
  
  
  

Start i celle A1

• Eit skjermlesar-verktøy startar med å lese frå A1. Start difor med å legge til tekst her. til dømes tittel på ein tabell.
  
  
• Dersom arket har mykje informasjon kan du skrive instruksjonar eller ei oversikt over innhaldet i arket direkte i celle A1, som for eksempel informasjon om rekkefølgja til innhaldet. Det kan gjere det lettare for personar som brukar skjermlesar å navigere i arket.

Oversikt i arkfaner

• Høgreklikk på ei arkfane (nede til venstre i vindauget) og vel «Gi nytt navn». Skriv inn eit kort og unikt namn slik at arket er lett å finne fram til og kjenne igjen.
• Slett arkfaner som ikkje er nødvendige. Høgreklikk på ei arkfane og vel «Slett».

Generelle tips

• Kontroller tilgjengelegheita undervegs ved bruk av tilgjengelegheitskontrollen. Den gir deg informasjon om fila er tilgjengeleg, eller om du må undersøke dokumentet. Du finn funksjonen heilt nede til venstre eller ved å søke i «hjelp» menyen oppe i verktøylinja.
  
  
  
  
• Pass på at skriftstorleiken ikkje er mindre enn størrelse 11.
  
  
• Bruk skrift som er lett å lese, til dømes Arial eller Calibri.
  
  
• Unngå blokkbokstavar/CAPS LOCK og overflødig bruk av kursiv og understreking.
  
  
• For å markere overskrifter bruk feit eller større skrift enn resten av teksten i reknearket, noko som skapar struktur i arket.
  
  
• Vær obs ved bruk av fargar. Sjekk at fargekontrasten er tilstrekkeleg ved å bruke «tilgjengelighetskontrollen». Nokon har vanskar med å skilje ulike farger. Dersom du formidlar informasjon med bruk av farge, pass på at denne informasjonen også vert formidla på fleire måtar.
  
  
• Dersom du ikkje finn funksjonen til det du skal gjere, kan du søke i verktøylinja til Excel. Klikk på «Hjelp» og skriv inn stikkordet til det du leiter etter.