Ansvarsfordeling i ph.d.-utdanning

Ph.d.-kandidaten:

• har ansvar for å orientere seg og bidra aktivt på instituttet og i fagmiljøet; for eksempel delta i en forskingsgruppe
• har ansvar for å søke opptak på ph.d.-program innen gjeldende tidsfrist
• skal utarbeide en plan for opplæringsdelen i samråd med veileder(e)
• hvis aktuelt, legge en plan for deltakelse i forskerskoler i samråd med veileder(e)
• skal utarbeide fullstendig prosjektbeskrivelse i samarbeid med veileder(e)
• stipendiater skal lage plan med budsjett for bruk av driftsmidler i samarbeid med hovedveileder
• stipendiater som har pliktarbeid skal bidra ved fastsetting av fordeling og innhold i pliktarbeidet sammen med veileder ved HVL og institutt
• skal legge opp til at forskningsetiske retningslinjer, lovverk (f. eksempel personvernregelverk og helseforskningsloven) og HVL sine retningslinjer for håndtering av personopplysninger og helseforskningsdata blir fulgt

Veiledere:

• skal introdusere kandidaten til aktuelle fagmiljø; internt, nasjonalt og internasjonalt
• hovedveileder skal koordinere veiledningen i samarbeid med de andre veilederne
• hovedveileder skal ta initiativ til en oppstarts-samtale om veiledning med kandidaten og medveileder(e)
• skal hjelpe ph.d.-kandidaten med å formulere problemstillinger og utarbeide søknad, plan for opplæringsdel og prosjektbeskrivelse
• hovedveileder skal utforme anbefalingsbrev i forbindelse med kandidatens søknad om opptak til ph.d.-program
• skal i samarbeid med ph.d.-kandidaten legge en plan for internasjonalisering i ph.d.-løpet
• hovedveileder skal, dersom stipendiaten har pliktarbeid, bidra ved fastsetting av innhold og fordeling av pliktarbeidet i tilsettingsperioden
• hovedveileder skal, dersom ph.d.-kandidaten er stipendiat med driftsmidler, bidra ved utarbeiding av plan med budsjett for bruken av driftsmidlene, og melde fra til personalansvarlig om at stipendiaten kan få tilgang til driftsmidler
• skal veilede i forbindelse med ph.d.-kandidatens søknad om nødvendige tillatelser til bruk av forskningsdata, og bidra til at forskningsetiske retningslinjer blir fulgt og at behandling av personopplysninger har et gyldig rettslig grunnlag (for eksempel uttalelse fra Sikt personverntjenester). For helseforskning skal det foreligge godkjenning fra REK
• har ansvar for å ha og videreutvikle egen faglig og didaktisk veiledningskompetanse, blant annet gjennom internasjonal publisering, deltakelse i internasjonale fora, og deltakelse i kurs for veiledere.

Instituttet:

• skal sikre at ph.d.-kandidaten er del av et aktivt og inkluderende miljø, faglig og sosialt gjennom hele ph.d.-perioden
• skal ta imot nye kandidater på en god måte i tråd med rutiner for mottak av nytilsatte, og gi nødvendig informasjon for å kunne jobbe på HVL.
• skal påse at infrastruktur er på plass
• fastsette pliktarbeidets innhold og fordeling i tilsettingsperioden i samråd med stipendiat og veileder ved HVL, og oppdatere plan for pliktarbeidet årlig
• skal melde fra til økonomiavdelingen om at stipendiaten kan få tilgang til driftsmidler etter melding fra stipendiatens hovedveileder
• skal påse at forpliktelser knyttet til innsamling og bruk av forskningsdata ivaretas ved at ph.d.- kandidat, veileder og instituttleder, samt eventuell ekstern part, kan dokumentere rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger (og ev. godkjenning fra REK i helseforskningsprosjekter), samt at andre relevante godkjenninger innhentes før datainnsamling når dette er nødvendig
• skal påse at HVL sine retningslinjer for håndtering av personopplysninger og helseforskningsdata etterleves

Ph.d.-programutvalget:

• skal behandle søknader om opptak, og gjennom dette sikre kvalitet i opptak til ph.d.-program, herunder at kandidaten oppfyller opptakskriteriene til ph.d.-programmet, og at prosjektbeskrivelsen oppfyller gjeldende krav
• skal oppnevne veiledere og påse at oppnevnte veiledere oppfyller kravene i forskriften
• skal sikre at opplæringsdelen oppfyller gjeldende krav

Faglig leder/ph.d.-koordinator ved fakultetet:

• skal tilby velkomstsamtale, eventuelt felles informasjonsmøte for flere kandidater, og gi nødvendige opplysninger om ph.d.-utdanningen
• skal sende opptaksbrev til kandidaten, og sørge for korrekt registrering i FS og digitalt arkiv
• skal påse at avtale ved opptak til ph.d.-utdanning blir signert av alle berørte parter

Ph.d.-kandidaten:

• har ansvar for å forske i henhold til gjeldende lovverk og forskningsetiske retningslinjer
• skal delta aktivt i fagmiljøet og sette seg inn i den nyeste utviklingen innen sitt aktuelle fagfelt
• skal publisere i tråd med fagfeltets tradisjoner, fortrinnsvis i anerkjente internasjonale kanaler, spesielt dersom avhandlingen er artikkelbasert
• skal delta aktivt i veiledermøter og følge opp avtaler inngått med veiledere
• skal holde veiledere kontinuerlig orientert om forhold av betydning for framdriften, inklusive resultater fra opplæringsdelen
• skal delta aktivt på internasjonale konferanser og i internasjonale fagmiljøer
• skal sette seg inn i, og forholde seg til studieadministrative regler og retningslinjer for semesterregistrering, oppmelding til emner, undervisning og eksamen
• skal levere årlige framdriftsrapporter
• skal gjennomføre midtveisevaluering
• skal melde fra til ph.d.-koordinator, fagansvarlig eller personalansvarlig dersom det oppstår utfordringer i ph.d.-utdanninge
• skal holde fagansvarlig for ph.d.-programmet orientert om større endringer i prosjektet og ved forhold som kan føre til forsinkelser
• skal søke om forlenging av opptaksperiode og eventuelt ekstra veiledningstimer i ph.d.-programmet ut over finansieringsperiode, dersom dette blir nødvendig
• skal holde oversikt over driftsmidler og pliktarbeid
• har ansvar for å følge HVLs retningslinjer for åpen vitenskap

• hovedveileder har hovedansvar for oppfølging av kandidatens faglige utvikling og gjennomføring i samsvar med fremdriftsplanen og gjennomføre regelmessige veiledningssamtaler
• veilederne skal bidra til at kandidaten blir integrert i fagmiljøet og har oversikt over den nyeste utviklingen i fagfeltet
• veilederne skal bidra til at kandidaten publiserer i kanaler av høy kvalitet og se til at gjeldene lovverk og forskningsetiske retningslinjer blir fulgt
• veilederne skal bidra til at kandidaten knytter kontakt til relevante fagmiljø og stimulere til internasjonalisering i ph.d.-utdanningen
• hovedveileder skal levere årlig framdriftsrapport
• hovedveileder skal foreslå medlemmer i komiteen for midtveisevaluering, og ta del i midtveisevalueringen for den enkelte kandidat
• hovedveileder skal melde videre eventuelle avvik og bekymringer knyttet til kandidatens ph.d.-utdanning
• hovedveileder skal om nødvendig vurdere og eventuelt initiere endring i sammensetting av veiledningsressursene i samråd med kandidat. Eventuelle endringer må godkjennes av programutvalget
• skal påse at HVLs retningslinjer for åpen vitenskap følges av kandidaten

Instituttet:

• skal sikre at ph.d.-kandidaten får formidlet sin forskning i relevante fagmiljø
• skal gjennomføre årlig medarbeidersamtale med alle stipendiatene
• tildele ekstra veiledningstimer etter anbefaling fra programutvalget
• skal påse at eventuelt pliktarbeid er i tråd med gjeldende regler og organiseres slik at det ikke hindrer gjennomføring innenfor normert tid

Ph.d.-programutvalget:

• skal behandle søknader om endringer i veiledergruppe
• skal behandle søknader om godkjenning av studiepoeng i opplæringsdelen
• skal oppnevne komite for midtveisevaluering, etter begrunnet forslag fra hovedveileder
• skal behandle søknader om forlenging av opptaksperiode i ph.d.-programmet

Faglig leder/ph.d.-koordinator ved fakultetet: 

• skal følge opp årlig framdriftsrapportering
• skal legge til rette for internasjonalisering av doktorgradsutdanningen
• søknader om mobilitetsstipend behandles ved fakultetet i tråd med retningslinjer for mobilitetsstipend
• skal sørge for at midtveisevaluering blir gjennomført i henhold til gjeldende regelverk, og følge opp etter behov
• skal registrere og holde oversikt over status for ph.d.-kandidatenes opplæringsdel
• skal ha rutiner for å motta og registrere avvik og bekymringer i tilknytning til faglig framdrift i ph.d.-studiet, og behandle disse raskt for å iverksette nødvendige tiltak i samarbeid med institutt/veileder

Ph.d.-kandidaten:

• har ansvar for alt innhold i doktorgradsarbeidet og at dette holder høy internasjonal standard, oppfyller fag- og forskningsetiske standarder og gjeldende lovverk
• har ansvar for å fullføre doktorgradsarbeidet og opplæringsdelen innenfor de gitte tidsrammer
• skal sende søknad om innlevering av doktorgradsarbeid med alle vedlegg
• skal redegjøre for sitt bidrag til eventuelle fellesarbeider og innhente medforfattererklæringer fra alle medforfattere
• har ansvar for å levere avhandlingen til trykking, i samsvar med HVLs format og retningslinjer
• har ansvar for å utarbeide pressemelding på norsk i samsvar med HVLs retningslinjer
• har ansvar for å forberede og avholde prøveforelesning over oppgitt emne, samt offentlig disputas for ph.d.-graden

Veiledere:

• skal sikre at doktorgradsarbeidet tilfredsstiller gjeldende lov, forskrifter og kvalitetskrav før innlevering
• skal bidra til at doktorgradsarbeidet kan fullføres på normert tid
• skal gjøre programutvalget oppmerksom på at kandidaten snart leverer avhandlingen slik at nødvendig forberedelse kan starte
• hovedveileder skal foreslå bedømmelseskomité og forespørre medlemmene, samt innhente habilitetserklæringer. Det anbefales at arbeidet med å finne bedømmelseskomité gjøres i dialog med fagansvarlig som fremmer saken for programutvalget.

Instituttet: 

• skal eventuelt ta ansvar for bevertning og mottakelse i forbindelse med disputas, etter avtale med fakultetet

Ph.d.-programutvalget:

• har ansvar for å godkjenne avhandlingen for bedømmelse, etter søknad fra kandidaten
• har ansvar for å innstille kandidater til bedømmelseskomiteen, etter begrunnet forslag fra veileder

Dekan og faglig leder/ph.d.-koordinator ved fakultetet:

• skal påse at habilitetserklæringer fra samtlige medlemmer av bedømmelseskomiteen foreligger
• har ansvar for oppnevning av bedømmelseskomité, etter innstilling fra ph.d.-programutvalget
• har ansvar for å informere kandidat og bedømmelseskomite om gjeldende regelverk for bedømmelse, prøveforelesning og disputas
• har ansvar for offentliggjøring av prøveforelesning og disputas på HVLs nettsider i samarbeid med Avdeling for kommunikasjon
• betaler trykking av det antall avhandlinger fakultetet bestemmer
• har ansvar for gjennomføring av prøveforelesning, og disputas, innenfor gjeldende regelverk
• har ansvar for eventuell bevertning og mottakelse i forbindelse med disputas, i samarbeid med aktuelt institutt
• har ansvar for tildeling av grad og vitnemål i samarbeid med Eining for eksamen
• følge opp kandidat og hovedveileder om avhandlingen ikke blir godkjent for disputas.