Reglement for dekking av bu- og reiseutgifter i forbindelse med praksis

• Gjeld studentar som må leige ekstra bustad på praksisstaden.
• Tilskot til bu-utgifter på praksisstaden blir gitt når studenten beheld bustaden sin på studiestaden og ikkje leiger den ut til andre under praksisperioden.
• Studentar som treng å leige ekstra hybel i forbindelse med praksis, må sjølv skaffe bustad og inngå kontrakt med utleigar.
• Høgskulen har som mål at studentane får informasjon om kor dei skal i praksis seinast fire veker før praksis startar.

• Studentar som gjennomfører praksis i utlandet.
• Studentar på studium med ekstern finansiering.
• Studentar som sjølv skaffar seg praksisplass, med mindre dette er avtalt på førehand med høgskulen.
• Studentar på ordinær heiltidsutdanning som vel å flytte vekk frå campus og som får praksisplass nær sin campus/studiestad. Døme: I semester med Vestlandsklassar på grunnskulelærarutdanningane.
• Studentar som ikkje leiger bustad, men bur privat (for eksempel hos foreldre, søsken eller nære slektningar) eller i eigen bustad i praksisperioden.

• Høgskulen refunderer primært inntil 1500 kroner per veke, eventuelt 6 000 kroner per månad inkl. straum og internett. Betalt husleige må dokumenterast med kontrakt og kvittering på betalt husleige. Døme på gyldig husleigekontrakt kan du finne hos forbrukarrådet.
• Studenten har ansvar for å inngå nødvendige forsikringar. Høgskulen bistår ikkje med erstatning dersom det skulle oppstå brann, innbrot, m.m.
• Studentar kan søke om depositumsgaranti (eige søknadskjema) og forskotsutbetaling av husleige. Meir informasjon og søknadsskjema blir lagt ut til aktuelle studentkull i Canvas. Ved søknad om forskotsutbetaling av refusjon for husleigeutgifter må leigekontrakt, kvittering for betalt husleige og avtaleskjema om forskotsutbetaling leggast ved.

Dersom huseigar krev depositum kan Høgskolen på Vestlandet (HVL) stille med depositumgaranti.

Depositumgarantien gir utleigaren sikkerheit for krav som kan komme til å oppstå i leigeperioden og fungerer slik sett på same måte som ein depositumkonto ville ha gjort.  HVL betalar ikkje ut depositumbeløp i denne garantien.

Sjølv om HVL stiller med depositumgaranti, er studenten likevel ansvarleg for brot av husleigeavtalen og må gjere opp for seg til huseigar. Dersom studenten ikkje gjer dette og depositumgarantien blir utløyst slik at HVL må betale ut til utleiger, sender HVL i neste omgang faktura på kravet vidare til studenten. Studenten må betale dette til HVL innan forfallsdato.

For at HVL skal stille med depositumgaranti, må utleigar og student først inngå skriftleg husleigeavtale. Avtalen må oppfylle vilkåra i husleigelova og den signerte avtalen må leggjast ved søknad om depositumgaranti til HVL.

Dersom du vil søke om depositumgaranti lastar du opp signert skriftleg husleigeavtale og fyller ut nødvendige opplysningar i skjemaet for depositumgaranti. Student-epostadressa di vil bli brukt som svaradresse frå HVL.

Depositumgarantien som du får tilbake frå HVL etter sakshandsaming, sender du til utleigaren din.

Dersom du vil søke om forskotsutbetaling av refusjon for husleige må du bruke det ordinære skjemaet for praksisrefusjon.

Du fyller ut boksen i skjemaet som gjeld husleigekostnader, vel forskotsutbetaling av husleige i nedtrekksmeny og legg ved signert husleigeavtale. Forskotsutbetaling av husleige blir utbetalt innan 14 dagar. Du kan ikkje få forskotsutbetaling av reiseutgifter.

Etter praksis sender du inn nytt refusjonsskjema for reiseutgifter der du også legg ved kvittering/gyldig dokumentasjon for betalt husleige. NB: Her hakar du ikkje av for forskotsutbetaling.

Merk: 

• Dersom du ikkje gjennomfører praksisperioden, kan HVL krevje tilbakebetaling av heile beløpet du har fått refundert. Dette gjeld ikkje dersom du har gyldig fråvær etter forskrift om studium og eksamen ved HVL § 10-11.
• HVL kan også krevje tilbakemelding av heile beløpet dersom du har ugyldig fråvær som resulterer i at praksis ikkje blir bestått. 

Høgskulen refunderer ei reise mellom studiestadadresse og hybeladresse på praksisstaden tur/retur, pluss reise til/frå eventuelle obligatoriske samlingar i praksisperioden.

Eventuelle utgifter til dagleg reise mellom midlertidig hybeladresse og praksisstad:

• Du betaler eigenandel på 125 kroner per påbegynt veke.
• Maksimal støtte er 1250 kroner per veke. (Eigenandel vert trekt frå reiseutgiftene)
• Reisa skal skje på billegast måte med kollektivtransport med periodekort/rabattkort (studentkort)

• Når kollektivtransport ikkje kan brukast eller tar urimeleg lang tid (meir enn 1,5 timar kvar veg), kan privatbil brukast.
• Maksimal støtte er inntil 1250 kroner per køyretøy per veke. Eigenandel på 125 kroner per veke vert trekt frå utgiftene.
• Ved køyring med privatbil brukar ein km-sats på 2,50 kroner og eventuelt passasjertillegg 0,45 kroner som grunnlag for reiseutgifter. (Dette skal dekke slitasje og drivstoff)
• Utgifter til ferje og bom kan førast i refusjonsskjemaet og vert rekna inn i den maksimale støtta per veke på 1250 kroner. (Dokumentasjon ikkje nødvendig)
• Utgifter til parkering blir ikkje dekka.
• Så sant det er praktisk mogleg må studentane køyre saman når to eller fleire studentar bur og har praksis på same staden. Ved samkøyring er det berre bilførar som kan sende krav om refusjon av reisekostnader.

• Krav om refusjon av kostnadar for tur/retur-reise og betalt hybelleige skal leverast snarast og seinast tre veker etter avslutta praksisperiode/emne. Dokumentasjon på bu- og reiseutgifter (bilde av kvitteringar og gyldig leigekontrakt) må leggast ved kravet.

Dokumentasjon på utgifter til bustad:

• • Signert husleigekontrakt som inneheld tidsperiode for leigeforhold, kontonummer og namn til utleigar. 
  • Kvittering for betalt husleige som inneheld same namn og konto som står i husleigekontrakten.
• Det kan ikkje sendast inn refusjonskrav for forskotsutbetaling av reiseutgifter. Refusjonskrav for reiseutgifter må sendast på eige refusjonsskjema etter at praksisperioden er ferdig.
• Ved manglande dokumentasjon/vedlegg i kravet vil studenten bli gjort merksam på det og få skjemaet i retur. Studenten må laste opp nødvendig dokumentasjon og sende inn skjemaet på nytt. Nødvendig dokumentasjon må være på plass for å få krav behandla. Tilbakemelding vil kome på student-e-post.
• For praksisperiodar som er lengre enn fire veker kan krav om refusjon leverast ein gang i månaden eller som eit samla krav for heile praksisperioden når praksis er over.

• Studentar som gjennomfører praksis i utlandet.
• Studentar på studium med ekstern finansiering.
• Studentar som sjølv skaffar seg praksisplass, med mindre dette er avtalt på førehand med høgskulen.
• Studentar på heiltidsutdanning som vel å bu vekke frå campus og får praksisplass nær campus/studiestad.

Hovudregel:

• Du betaler eigenandel på 125 kroner per påbegynt veke.
• Maksimal støtte er 1250 kroner per veke. (Eigenandel vert trekt frå reiseutgiftene)
• Reisa skal skje på billegast måte med kollektivtransport med periodekort/rabattkort (studentkort)
• Det vert teke utgangspunkt i kortaste avstand mellom bustad (heimstad eller semesteradresse) til praksisstad eller mellom campus til praksisstad.

Bruk av privatbil:

• Når kollektivtransport ikkje kan brukast eller tar urimeleg lang tid (meir enn 1,5 timar kvar veg), kan privatbil brukast.
• Maksimal støtte er inntil 1250 kroner per køyretøy per veke. Eigenandel på 125 kroner per veke vert trekt frå utgiftene.
• Ved køyring med privatbil brukar ein km-sats på 2,50 kroner og eventuelt passasjertillegg 0,45 kroner som grunnlag for reiseutgifter. (Dette skal dekke slitasje og drivstoff)
• Utgifter til ferje og bom kan førast i refusjonsskjemaet og vert rekna inn i den maksimale støtta per veke på 1250 kroner. (Dokumentasjon ikkje nødvendig)
• Utgifter til parkering blir ikkje dekka.
• Så sant det er praktisk mogleg må studentane køyre saman når to eller fleire studentar bur og har praksis på same staden. Ved samkøyring er det berre bilførar som kan sende krav om refusjon av reisekostnader.

Unntaksvis bruk av leigebil:

• Etter avtale med praksiskoordinator kan HVL unntaksvis refundere utgifter til leigebil og drivstoff dersom student/studentgruppa ikkje kan nytte offentleg transport fordi det tek for lang tid og dei ikkje disponerer bil.
• Utgifter til ferje og bom kan førast i refusjonsskjemaet og vert rekna inn i den maksimale støtta per veke på 1250 kroner. (Dokumentasjon ikkje nødvendig)
• Utgifter til parkering blir ikkje dekka.
• Maksimal støtte er inntil 1250 per student per veke. Eigenandel på 125 kroner per veke vert trekt frå utgiftene. 
• Vi anbefaler at fleire studentar går saman om leige av bil.
• Rimelegaste alternativ skal nyttast.
• Studenten har sjølv ansvar for å inngå avtale om leigebil og nødvendige forsikringar.
• Den som står som leigetakar av bil sender inn refusjonskrav på vegne av seg og passasjerane. Hugs å oppgi fullt namn på alle passasjerane. Passasjerane skal IKKJE sende inn refusjonskrav på utgifter til leigebil.

• Krav om refusjon av kostnadar for pendleutgifter skal sendast snarast og seinast tre veker etter avslutta praksisperiode/emne. Dokumentasjon på utgifter (bilde av kvitteringar) må leggast ved kravet.
• Det kan ikkje sendast inn refusjonskrav for forskotsutbetaling av reiseutgifter.
• Ved manglande dokumentasjon/vedlegg i kravet vil studenten bli gjort merksam på det og få skjemaet i retur og. Studenten må laste opp nødvendig dokumentasjon og sende inn skjemaet på nytt. Nødvendig dokumentasjon må være på plass for å få krav behandla. Tilbakemelding vil kome på student-e-post.
• For praksisperiodar som er lengre enn fire veker kan krav om refusjon leverast ein gang i månaden eller som eit samla krav for heile praksisperioden når praksis er over.
• Ved inngått avtale med praksiskoordinator om bruk av leigebil: Leigebilutigfter må leggast inn under punktet "Andre reiseutgifter eller andre utgifter". Den som leverer refusjonsskjemaet må sette inn totalsummen under "beløp" (velg "reiseutgift dagleg pendling i perioden") I tillegg må fullt namn på passasjerane og kopi av avtale om leigebil med praksiskoordinator settast inn i kommentarfeltet.

Leie av bolig på praksisplassen: Komplett leiekontrakt/faktura fra oppholdet og kvittering for betalt leie (bankutskrift, Vipps).
Kollektiv transport/fly: Ved flyreise må vi ha boardingkort og kvittering. For kollektiv transport ellers trenger vi kvittering på utgiftene.
Ved bruk av leiebil: Legg ved kopi av leiebilfaktura og kvittering på drivstoffutgifter.
NB: Når du tar bilde av kvitteringer må Livephoto slås av når du bruker iPhone. Refusjonsskjemaet leser ikke denne filtypen.  Refusjonsskjemaet kan lese disse filtypene: PNG, JPG og JFIF.

Dette skal dokumenteres med komplett signert leiekontrakt og kvittering på betalt leie. Dersom et av disse dokumentene mangler får du refusjonssøknaden din i retur (melding pr e-post).

Det må være tydeleg på kvittering for betalt husleige at betalinga er gjort til same person/firma som står på husleigekontrakten.

Dersom du må leie ekstra bolig i forbindelse med praksis får du dekket inntil 1500 kroner per uke eller 6000 kroner per måned.  

Du kan velge om du vil søke for hele praksisperioden, eller om du vil levere krav en gang måneden.  

«Framleie» betyr at du leier ut din egen bolig på studiestedet mens du er i praksis. Du vil da ikke ha krav om refusjon av boutgifter på praksisplassen.

Nei. Studenter som bor privat (for eksempel hos foreldre, søsken eller nære slektninger) eller i egen bolig i praksisperioden vil ikke kunne få refundert leiekostnader. 

Dersom du må ha midlertidig bosted på praksisplassen får du dekket ei reise tur/retur fra bosted/studiested til praksisplassen. 

Du kan bare søke om turer som er gjennomført, så du velger selv om du vil søke en gang i måneden eller i slutten av praksisperioden. 

Ved daglig pendling må du betale en egenandel på 125 kroner per uke som trekkes fra dine totale reiseutgifter. Du får maksimalt dekket 1250 kroner per uke. Eksempel: Har du 3500 kroner i reiseutgifter for to uker praksis så får du dekket 2500 kroner.

Når kollektivtransport ikke kan brukes eller tar urimelig lang tid (mer enn 1,5 time hver vei/mer enn 3 timer tur/retur), kan du benytte bil til daglig pendling.

Nei, dette blir kontrollert opp mot kilometer. 

Da vil reiseveien kunne ses som urimelig lang og du kan benytte deg av bil til daglig pendling.

Når du får opp melding om at «Ditt refusjonskrav er no lagra og vil bli handsama når du har lasta opp naudsynt dokumentasjon/vedlegg» er refusjonsskjemaet ditt sendt inn. Husk å legge ved relevant dokumentasjon etter denne meldinga.

Etter at du får melding om at refusjonssøknaden din er godkjent tar det vanligvis inntil 10 arbeidsdager før pengene kommer inn på konto. I travle perioder eller i forbindelse med ferie/fridager det kan ta lengre tid.

Pengene blir utbetalt til det kontonummeret du skriver inn i refusjonssøknaden din.

Dersom du er student ved FHS kan du sende ein epost til fhs-praksis@hvl.no

Dersom du er student ved FLKI kan du ta kontakt med praksisadministrasjonen via kontaktskjema