Retningslinjer for tildeling og bruk av arbeidsplasser og arbeidsplassarealer på Høgskulen på Vestlandet

Tildeling av arbeidsplass

  • Høgskolen har besluttet å legge til rette for sambruk og deling av arbeidsplasser ved behov. Det legges opp til en prosess med stor vekt på frivillighet og involvering av alle parter innenfor de hovedprinsippene retningslinjene gir.
  • Det tillates underdekning med inntil 20%. For aktivitetsbaserte arbeidsplassarealer gjelder egne retningslinjer; Aktivitetsbaserte arbeidsplassar
  • Enheter med egne spesialrom bør så langt som mulig plasseres i arbeidssoner i nærhet til egne spesialrom.
  • I tråd med dette tildeler Avdeling for arealforvaltning, drift og utvikling (ADU) arbeidsplasser og arbeidssoner til fakultet og fellesadministrasjon. Det betyr at arbeidsplasser disponeres av fakultet - og fellesadministrasjon med tilhørende enheter[i], og med følgende prinsipp:
    • Ansatte som ønsker fast arbeidsplass og som har høy tilstedeværelse på campus, skal som hovedregel ha fast arbeidsplass.
    • Ansatte som av ulike grunner har mindre behov for fast arbeidsplass tilbys sambruk/deling av arbeidsplass
    • Personalleder avgjør forholdet mellom faste arbeidsplasser og ambulerende arbeidsplasser i egen enhet.
    • Alle arbeidsplasser skal være klargjort for deling ved fravær.
    • Alle ansatte gis tilgang til gode arbeidssoner ved campus og det legges til rette for plass til bøker og utstyr ved deling, se egne retningslinjer for henholdsvis hjemmearbeid og retningslinjer for K2.
  • Innplassering av ansatte i arbeidssoner styres av fakultetene og administrasjonen i dialog med sine miljøer.

Bruk av arbeidsplass

  • Deling av arbeidsplass skal i hovedsak gjennomføres i arbeidssonen enheten disponerer.
  • Ved deling må det legges godt til rette slik at dette blir enklest mulig, blant annet muligheter for enkel oppbevaring av personlig materiale.
  • Arbeidsplassene skal være ryddige slik HVL kan ivareta sikkerhet og renhold iht. arbeidsplassforskriften.
  • Tildelte arbeidsplasser og soner skal utnyttes på en god og arealeffektiv måte.
  • Konfidensielle dokumenter skal oppbevares i henhold til gjeldende reglement.
  • ADU tilrettelegger med et reservasjonssystem for deling av arbeidsplasser som kan benyttes ved behov.
  • Ved overgang til pensjon og emeritus må arbeidsplassen fraflyttes innen avtalt dato. Avhengig av ressurs- og arealsituasjonen på det aktuelle studiested er det mulig å få tilgang til arbeidsplass

Tilrettelegging

I denne sammenhengen blir det vist til fysisk tilrettelegging på arbeidsplassen. Alle arbeidsplasser ved HVL er ergonomisk utstyrt. Dersom det er behov for individuell tilrettelegging skal dette som hovedregel løses innenfor de arealrammer den enkelte enhet disponerer. Den ansatte melder behov for tilrettelegging til nærmeste leder. Leder følger opp, og ved behov kontakter HR-HMS, ADU eller bedriftshelsetjenesten for bistand i evaluering av hensiktsmessige tiltak/tilrettelegging. Ved mindre behov for tilpasning av arbeidsplassen løses dette så langt som mulig i dialog mellom ansatte og nærmeste leder.

For mer informasjon om fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen og fremgangsmåter vises det til personalhåndboken: Tilrettelegging på arbeidsplassen

Tilganger og utrustning av arbeidsplasser og arbeidssoner

  • Adgang til arbeidsplass er regulert gjennom felles tilgangsordninger. På alle HVL campuser skal det være felles tilgang til arbeidsplasser.
  • Alle arbeidsplasser skal så langt som mulig være utrustet i henhold til vedtatt møbleringsplan[ii] og uten bruk av egne møbler.
  • Utstyr på arbeidsplassen som skjermer og docking, skal standardiseres og tilrettelegges for felles bruk
  • I arbeidssonen må det tilrettelegges for oppbevaring av utstyr. I tillegg skal ansatte ha tilgang til soner der ansatte er skjermet fra studenter og andre besøkende i bygget.

Forvaltningsansvar

  • Avdeling for areal, drift og utvikling (ADU) har forvaltningsansvar for HVL sine arbeidsplassarealer. Ansvaret inkluderer; fordele arbeidssoner til enheter på HVL, tilgangskontroll til arbeidsplasser, ansvar for møblering, teknisk vedlikehold og teknisk kontroll av arbeidsplasser. Forvaltningsansvaret inkluderer ikke data og IT-utstyr som håndteres av IT.
  • Ansvarlig saksbehandlerenhet for arbeidsplasser på ADU er enhet for areal. Beslutninger og oppfølging av fordeling av arbeidsplassarealer administreres av enhet for areal – i nært samarbeid med fakultet/institutt og fellesadministrasjon - på alle HVL campuser. Dette innebærer bistand til fakultet/institutt og fellesadministrasjon i arbeidet med å fordele arbeidsplasser til fakultet, fellesadministrasjon og enheter. Jevnlige evalueringer skal gjennomføres for å sikre tilstrekkelig arealer til de ulike enhetene.

Dersom nye behov oppstår og virksomhetene endres, kan tildeling av arbeidssoner til fakultet og fellesadministrasjon endres. Er endringene store og berører rammer og grunnleggende prinsipp for sambruk og deling skal justerte retningslinjer behandles av styret.  Beslutninger om mindre endringer i arbeidsplassfordeling vedtas av ADU i samråd med involverte fakultet/ fellesadministrasjon, tillitsvalgte og verneombud.

Sluttnoter


[i] Relevante enheter vil variere fra campus til campus og innad på den enkelte campus. ADU vil i samarbeid med fakultet og fellesadministrasjon, tillitsvalgte og verneombud laget et oppsett på relevante enheter på HVL. Oppsettet vil revideres ved behov og inkludere medvirkning.

ii] Standard utrustning av arbeidsplass ved HVL *)

Cellekontor Arbeidsplasser i landskap
Kontorpult Kontorpult
Kontorstol Kontorstol
2 bokhyller - 6 hyllemeter totalt 1 reol
1 gjestestol Eventuelt skillevegg på kontorpult kan vurderes etter behov
Opphengsskinne for bilder mm Opphengsskinne under arbeidspult for avfall
Opphengsskinne under arbeidspult for avfall Dataskjerm
Dataskjerm Headsett for skjerming av lyd

*) Avvik kan forekomme på grunn av lokale romløsninger og praksiser. For aktivitetsbaserte arbeidsplasser gjelder andre bestemmelser.