Eksterne sensorar ved HVL

Det er emneansvarleg ved HVL som er ansvarleg for å skaffe eksterne sensorar og registrere desse saman med resten av sensorkommisjonane i Sensorportalen. Sensorkommisjon skal vere registrert seinast 5 veker før eksamen. 

Merk at det er eigne vilkår som må vere oppfylt for at sensor skal kunne vere ekstern ved HVL. 

På nettsida om Sensorportalen (berre for HVL-tilsette) ligg det rettleiingar til dei ulike rollene som HVL-tilsette har i Sensorportalen. 

Før ein person kan vere ekstern sensor ved HVL må vedkommande formelt oppnemnast. Når emneansvarleg melder inn sensorkommisjon(ar) og legg til ein ekstern sensor, sjekkar Sensorportalen om den eksterne sensoren har ein aktiv sensorkontrakt med HVL.

Dersom det ikkje finst ein aktiv sensorkontrakt vert det oppretta eit godkjenningssteg, der instituttleiar (eller den som har fått delegert dette ansvaret) må godkjenne oppnemninga av den eksterne sensoren i Sensorportalen. Det vert sendt automatisk e-postvarsel til den ansvarlege leiaren når det er oppnemningar som ventar godkjenning. 

Etter at ein ekstern sensor er oppnemnd får vedkommande tilsendt ein sensorkontrakt som må signerast før sensurarbeidet kan starte opp. Sensorkontrakten er den formelle ramma for den eksterne sensoren sitt/sine oppdrag for HVL og inneheld ingen detaljar anna enn tidsramma sensoroppnemninga gjeld for. Dei konkrete sensoroppdraga vert avtalt fortløpande og direkte mellom den eksterne sensoren og HVL sin emneansvarleg og skal ikkje inn i kontrakten. Normalt gjeld sensorkontrakten for ein periode på 3 år. 

Sensorkontrakten vert sendt på e-post og signeringa av denne skjer digitalt. Den eksterne sensoren vert identifisert mellom anna på bakgrunn av e-postadressa si. Det er difor kritisk at den eksterne sensoren nyttar den same e-postadressa i alt som gjeld ekstern sensur ved HVL. Emneansvarleg ved HVL vert oppmoda om å minne den eksterne sensoren på dette i forkant av kvart sensoroppdrag, slik at vi unngår feil knytt til oppretting av fleire identitetar i systemet. 

Alt knytt til gjennomføringa av sensoroppdraget vert avtalt direkte mellom emneansvarleg (eventuelt annan intern sensor ved HVL) og den eksterne sensoren. Sjå eiga nettside med informasjon om dette. 

Etter at sensoroppdraget er gjennomført vil den eksterne sensoren få tilsendt ein e-post med lenke til honorarskjema. For ordinære eksamenar kjem skjemaet tidlegast tre veker etter at eksamen er gjennomført. For klagesensur kjem skjemaet ni veker etter at eksamen er gjennomført. Skjemaet er utforma med utgangspunkt i Retningslinjer for godtgjersle til eksterne sensorar ved HVL.  

Honorarskjemaet er førehandsutfylt med alle opplysningar som HVL har om sensoroppdraget og viser utrekning av det samla honoraret. I mange høve treng difor sensor berre å kontrollere at opplysningane stemmer før hen signerer skjemaet digitalt og sender det tilbake til HVL for godkjenning og utbetaling.

Brukarrettleiingar til honorarskjema (Powerpoint)

Reiserekning er diverre ikkje ein del av Sensorportalen. Fyll inn skjemaet nedanfor og send det til sensorkontrakt@hvl.no for handsaming. 

Reiserekningsskjema (bokmål)

Etter at den eksterne sensoren har godkjent honorarskjemaet, vert det sendt til godkjenning i samsvar med økonomiregelverket. Avdeling for studieadministrasjon utfører kontroll og 1.godkjenning (attestering) før skjemaet vert sendt vidare til 2. godkjenning til instituttleiar eller annan leiar med tildelt budsjettdisponeringsmynde (BDM) for det akuelle emnet. 

To gonger i månaden vert honorarskjema som er godkjent, sendt automatisk frå Sensorportalen og til HVL si Eining for rekruttering og lønn. Dei importerer utbetalingane i lønnssystemet som gjer at den eksterne sensoren får utbetalt honoraret sitt.