Oppstart av ph.d.-utdanning

Ph.d.-kandidaten:

• har ansvar for å orientere seg og bidra aktivt på instituttet og i fagmiljøet; for eksempel delta i en forskingsgruppe
• har ansvar for å søke opptak på ph.d.-program innen gjeldende tidsfrist
• skal utarbeide en plan for opplæringsdelen i samråd med veileder(e)
• hvis aktuelt, legge en plan for deltakelse i forskerskoler i samråd med veileder(e)
• skal utarbeide fullstendig prosjektbeskrivelse i samarbeid med veileder(e)
• stipendiater skal lage plan med budsjett for bruk av driftsmidler i samarbeid med hovedveileder
• stipendiater som har pliktarbeid skal bidra ved fastsetting av fordeling og innhold i pliktarbeidet sammen med veileder ved HVL og institutt
• skal legge opp til at forskningsetiske retningslinjer, lovverk (f. eksempel personvernregelverk og helseforskningsloven) og HVL sine retningslinjer for håndtering av personopplysninger og helseforskningsdata blir fulgt

Veiledere:

• skal introdusere kandidaten til aktuelle fagmiljø; internt, nasjonalt og internasjonalt
• hovedveileder skal koordinere veiledningen i samarbeid med de andre veilederne
• hovedveileder skal ta initiativ til en oppstarts-samtale om veiledning med kandidaten og medveileder(e)
• skal hjelpe ph.d.-kandidaten med å formulere problemstillinger og utarbeide søknad, plan for opplæringsdel og prosjektbeskrivelse
• hovedveileder skal utforme anbefalingsbrev i forbindelse med kandidatens søknad om opptak til ph.d.-program
• skal i samarbeid med ph.d.-kandidaten legge en plan for internasjonalisering i ph.d.-løpet
• hovedveileder skal, dersom stipendiaten har pliktarbeid, bidra ved fastsetting av innhold og fordeling av pliktarbeidet i tilsettingsperioden
• hovedveileder skal, dersom ph.d.-kandidaten er stipendiat med driftsmidler, bidra ved utarbeiding av plan med budsjett for bruken av driftsmidlene, og melde fra til personalansvarlig om at stipendiaten kan få tilgang til driftsmidler
• skal veilede i forbindelse med ph.d.-kandidatens søknad om nødvendige tillatelser til bruk av forskningsdata, og bidra til at forskningsetiske retningslinjer blir fulgt og at behandling av personopplysninger har et gyldig rettslig grunnlag (for eksempel uttalelse fra Sikt personverntjenester). For helseforskning skal det foreligge godkjenning fra REK
• har ansvar for å ha og videreutvikle egen faglig og didaktisk veiledningskompetanse, blant annet gjennom internasjonal publisering, deltakelse i internasjonale fora, og deltakelse i kurs for veiledere.

Instituttet:

• skal sikre at ph.d.-kandidaten er del av et aktivt og inkluderende miljø, faglig og sosialt gjennom hele ph.d.-perioden
• skal ta imot nye kandidater på en god måte i tråd med rutiner for mottak av nytilsatte, og gi nødvendig informasjon for å kunne jobbe på HVL.
• skal påse at infrastruktur er på plass
• fastsette pliktarbeidets innhold og fordeling i tilsettingsperioden i samråd med stipendiat og veileder ved HVL, og oppdatere plan for pliktarbeidet årlig
• skal melde fra til økonomiavdelingen om at stipendiaten kan få tilgang til driftsmidler etter melding fra stipendiatens hovedveileder
• skal påse at forpliktelser knyttet til innsamling og bruk av forskningsdata ivaretas ved at ph.d.- kandidat, veileder og instituttleder, samt eventuell ekstern part, kan dokumentere rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger (og ev. godkjenning fra REK i helseforskningsprosjekter), samt at andre relevante godkjenninger innhentes før datainnsamling når dette er nødvendig
• skal påse at HVL sine retningslinjer for håndtering av personopplysninger og helseforskningsdata etterleves

Ph.d.-programutvalget:

• skal behandle søknader om opptak, og gjennom dette sikre kvalitet i opptak til ph.d.-program, herunder at kandidaten oppfyller opptakskriteriene til ph.d.-programmet, og at prosjektbeskrivelsen oppfyller gjeldende krav
• skal oppnevne veiledere og påse at oppnevnte veiledere oppfyller kravene i forskriften
• skal sikre at opplæringsdelen oppfyller gjeldende krav

Faglig leder/ph.d.-koordinator ved fakultetet:

• skal tilby velkomstsamtale, eventuelt felles informasjonsmøte for flere kandidater, og gi nødvendige opplysninger om ph.d.-utdanningen
• skal sende opptaksbrev til kandidaten, og sørge for korrekt registrering i FS og digitalt arkiv
• skal påse at avtale ved opptak til ph.d.-utdanning blir signert av alle berørte parter