Mobilitetsstipend for stipendiatar ved HVL

Utanlandsopphaldet må vere på minimum 3 månader og det kan søkjast om stipend for å dekkje meirutgifter for 3 månader. Opphaldet må avsluttast minst 6 månader før sluttdato for tilsetting som stipendiat. Utanlandsopphald som er lengre enn 3 månader får berre støtte til dei 3 første månadane. Resterande opphald må dekkjast av andre finansieringskjelder (t.d. driftsmidlar).

Ordninga gjeld ikkje for kortare reiser i samband med t.d. deltaking på kurs, konferansar, seminar, og feltarbeid, då stipendiatane sine driftsmidlar skal kunne nyttast til slike reiser (jamfør Retningslinjer for bruk av driftsmidlar).

Merk: 

• Den som søker bør ha undersøkt andre finansieringskjelder. Andre finansieringskjelder vil til dømes kunne støtte lengre utanlandsopphald. Ph.d.-handboka gir informasjon ulike finansieringskjelder for utanlandsopphald.
• Det er mogleg å kombinere mobilitetsstipendet med andre stipend, f.eks. frå Erasmus+, så lenge det ikkje medfører dobbeltfinansiering av opphaldet.
• Dersom driftsmidlar vert brukt for å forlenge eit utanlandsopphald som er finansiert av mobilitetsstipend ved HVL, gjeld same retningslinjer som for mobilitetsstipendet.

Ordninga gjeld for stipendiatar som er tilsett ved HVL. Det vert ikkje gitt stipend til postdoktorar eller andre grupper tilsette ved HVL.

Stipendiatar finansiert av NFR, inkludert ph.d.-kandidatar med finansiering frå NFR-ordningane «Offentleg sektor ph.d.» og» Nærings ph.d.», må søke NFR om støtte til utanlandsopphald.

Ordninga opnar for at eksternfinansierte stipendiatar som er tilsett ved HVL kan søke, men berre dersom ekstern finansieringskjelde ikkje gir støtte til utanlandsopphald.

Fakulteta kan i særskilte tilfelle gjere unntak frå krav om tilsetting ved HVL. Ved eventuell utbetaling av mobilitetsstipend til ph.d.-kandidat med ekstern arbeidsgivar må det lagast ein særskilt avtale med arbeidsgivar om sluttoppgjer etter utanlandsopphaldet.

Mobilitetsstipendet skal dekkje utgifter til:

1. reise (billegaste reisemåte)
2. etablerings- og meirutgifter ved opphaldet etter Forskingsrådet sine satsar for utanlandsstipend

Merk at desse satsane kan brukast som utgangspunkt for søknadsbeløp i søknaden, og er meint å dekkje etablerings- og meirutgifter knytt til opphaldet. Utgiftene skal ikkje spesifiserast i søknaden, men må dokumenterast i reiseoppgjeret i etterkant. I særskilte tilfelle kan HVL utbetala mindre enn NFR sine satsar.

Mobilitetsstipendet kan dekkje utgifter til sjølve reisa, flytteutgifter, visum, vaksine, reelle meirutgifter du får i tillegg til fast bustad i Noreg (t.d. husleige straum, internett) og utgifter/materiell som er knytt til reisa sitt formål.

Døme på kva mobilitetsstipendet ikkje dekkjer; bustad i utlandet dersom du har sagt opp bustaden i Noreg, treningsstudio, medisinar, klede, pass, anna utstyr som det er sannsynleg at arbeidstakar beheld, ferietur i/frå opphaldslandet, fritidssyslar for barn, mat, tapt arbeidsinntekt for sambuar/ektefelle som følgjer med.

Meir detaljert informasjon om kva stipendet dekkjer vil vere å finna i «Rutinar for reiseoppgjer ved utanlandsopphald».

For stipendiaten sin familie gjeld følgjande reglar:

• Familie er definert som stipendiat med ektefelle, sambuar eller registrert partnar og eventuelle born. Sambuar er ein person som stipendiaten bur saman med under ekteskapsliknande forhold, eller som stipendiaten har felles bustad med.
• Stipendiaten kan søkja om å få dekkja reisekostnader for ektefelle, sambuar eller registrert partnar og born under 18 år. Familiemedlemmene må opphalde seg saman med stipendiaten i heile eller tilnærma heile perioden for forskaropphaldet i utlandet for å kunna få støtte som familie.
• Mobilitetsstipendet dekkjer ikkje reisekostnader for at familien skal kunna besøkja stipendiaten i utlandet.

AFII internasjonalisering administrerer utbetaling av Erasmusstipend og innehar kompetanse om skulepengar, visum og liknande for utvekslingsporteføljen til HVL. I mange tilfelle vil ein utvekslingsavtale òg gjera det enklare for den som reiser å skaffe seg bustad i samband med opphaldet.

HVL-finansierte stipendiatar som leverer inn fullstendig søknad er garantert støtte til opphald i tre månader. Stipendet vert utbetalt forskotsvis og det er viktig at stipendiaten tek vare på alle relevante kvitteringar, då desse skal brukast til dokumentasjon i etterkant av utanlandsopphaldet.

• Mobilitetsstipendet skal dekke meirutgifter ved eit utanlandsopphald. Alle meirutgifter må dokumenterast med kvittering i etterkant av opphaldet.
• Eit eventuelt overskot må betalast attende til HVL via trekk i løn.
• Dersom meirutgiftene er større enn det tildelte stipendet, må dette dekkast av andre finansieringskjelder (t.d. stipendmottakar sine driftsmidlar).
• Søkjarar pliktar å rette seg etter HVL sine rutinar for reiseoppgjer for utanlandsopphald.
• Søkjarar må opplyse om eventuell anna finansiering som dei får tildelt før eller etter at søknad om mobilitetsstipend er sendt inn.
  
  • Søkjarar skal bruke eventuell anna finansiering først. Mobilitetsstipendet kan brukast til å dekkje utgifter ut over det som vert dekka av anna finansiering i tråd med retningslinjene.

Ordninga har ingen søknadsfrist, og søknader blir handsama etter kvart som dei kjem inn. Søkjarar må rekne med at det går minst to månader frå innlevering av søknad til utbetaling av stipend.

Søknad om mobilitetsstipend skal sendast på fastsett søknadsskjema til post@hvl.no.

I søknaden må mellom anna følgjande informasjon bli gitt:

• Vertsinstitusjon, land og tidsrom for opphaldet.
• Fagleg formål og planlagde aktivitetar.
• Bakgrunn for val av verstsinstitusjon, inkl. kvaliteten på forskingsmiljøet som søkjar skal vere knytt til.
• Publiseringsplanar (her kan eventuelle planar for sampublisering med forskarar frå vertsmiljøet omtalast).
• Forventa fagleg utbyte av opphaldet, for søkjaren og for HVL.
• Ev. familiemedlemmer som skal vere med.
• Søkjar må opplyse om eventuell anna finansiering.
• Søknadsbeløp basert på budsjettmalen i skjemaet.

I søknaden må søkjar stadfeste at:

• søkjar kjenner til retningslinjene for mobilitetsstipend og reisoppgjer
• søkjar er kjent med at overskytande blir trekt i løn

Følgjande vedlegg må leggjast saman med søknaden:

• Invitasjon/stadfesting frå vertsinstitusjon. Invitasjonen må stadfeste kontorplass, fagleg tilknyting og eventuelt tilgang til bibliotekressursar.
• Tilråding frå hovudrettleiar om at utanlandsopphaldet er ein integrert del av forskarutdanninga.
• Tilråding frå søkjar sin personalansvarleg.

Søknad blir sendt til det fakultetet som søkjar er tilsett ved eller knytt til (den som søkjer hakar av for dette ved innsending av søknad) via post@hvl.no. Stipendiaten mottek eit vedtak i brevs form kor det stadfestast om stipendiaten blir tildelt stipend eller ikkje.

Bruk skjemaet «Utbetaling av utenlandsstipend – forskudd» både for forskotsvis utbetaling og sluttoppgjer. Skjemaet har to ark, eit for kvar av dei.

Stipendmottakar har ansvar for at skjemaet «Utbetaling av utenlandsstipend – forskudd» blir fylt ut og signert av fakultetet. Stipendmottakar må signere skjemaet og sende det til lønnskontoret for utbetaling.

NB: Skjemaet skal attesterast og anvisast på fakultetet før det blir sendt til lønskontoret. Mobilitetsstipendet blir utbetalt forskotsvis i ein eingongssum frå lønskontoret til den aktuelle stipendiaten saman med hovudløn. (Søkjar må berekne to månader frå innlevering av søknad til stipendet er utbetalt). Sjå eigne rutinar for «Reiseoppgjør ved utenlandsopphold».

Så snart som mogleg, og seinast innan ein månad, skal stipendmottakar vise konkrete og dokumenterte reise- og meirutgifter som han/ho har hatt i samband med utanlandsopphaldet. Rapportering skal sendast til lønskontoret på fastsett skjema. Eventuelt overskot av utbetalt stipend skal betalast tilbake gjennom trekk i løn.